Planificación y Adminstración

Planificación del Mantenimiento.

Planificar es decidir con anticipación el cómo hacer, el qué hacer, cuándo hacerlo, y quién debe hacerlo. Esto con el fin de contribuir al logro de los objetivos de la organización, considerando su visión y seleccionando estrategias a seguir. Es la base para poder llevar a cabo las acciones de mantenimiento, sin importar de que tipo sea el mismo, y así mejorar y tener de una manera ordenada los pasos a seguir, para que se cumpla el trabajo en sinergia.

La planificación se realiza a través de la jerarquización de planes como propósitos objetivos, estrategias, políticas, procedimientos, reglas, programas, presupuestos, entre otros.

Proceso de Planificación del Mantenimiento

-    Determinar los objetivos.
-    Determinar los recursos necesarios y la cantidad suficiente a utilizar.
-    Tiempo en el que se usarán los recursos, se puede usar el método PERT/CPM.
-    Determinar el tiempo en el cual se usarán los equipos.
-    Emitir órdenes por escrito que permitan el uso de los recursos, en los tiempos estipulados.
-    Hacer seguimiento y control de los recursos y actividades para verificar que sean utilizados tal como fueron planificadas.
-    Estudiar los resultados de este procedimiento para aplicar acciones correctivas y superar las deficiencias.
-    Estrategias para eliminar radicalmente averías e incidencias en equipos industriales
-    Estudio del modelo de Mantenimiento Excelente
-    Diagnóstico del punto de partida para mejorar las operaciones de mantenimiento
-    Organización y desarrollo del pilar Mantenimiento Planificado
-    Principios fundamentales de gestión de averías
-    Auditorias de progreso
-    Estandarización del trabajo de mantenimiento
-    Hacer el perfil de los recursos humanos y tecnológicos que se requieren para el funcionamiento óptimo de la organización
-    Definición de las técnicas de Mantenimiento.

La Planificación se puede dividir en:

-    Planificación de desarrollo (a largo plazo, desarrollo de la empresa. Ejemplo: plan estratégico de la nación).
-    Planificación a mediano plazo (Plan anual, Ejemplo: POA).
-    Programación (distribución ordenada de actividades y recursos desde diaria hasta anual. Ejemplo: Programa de mantenimiento rutinario).
-    Planificación y programación a corto plazo.

Nociones básicas para la planificación:

-    Fomentar el trabajo en equipo.
-    Evitar la creación de hombres indispensables.
-    Procurar la actualización, comunicación en cascada y evitar vicios de trabajadores.
-    Distribuir equitativamente la carga de trabajo

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Administración del Mantenimiento.

La Administración del Mantenimiento consiste en planear, dirigir y controlar los recursos (personas, equipos, materiales) para afrontar las restricciones técnicas, de costo y de tiempo del sistema de mantenimiento.

La gestión del Mantenimiento.

Los equipos e instalaciones constituyen los bienes propios de la empresa, el símbolo concreto de su progreso y generalmente la principal inversión de su capital. 

Cada sistema, cada máquina, debido a su propia naturaleza presenta distintos problemas. La solución de los mismos depende de un adecuado conocimiento y de una amplia capacitación del personal así como de una notable “habilidad” para diagnosticar fallas. Esta última condición se desarrolla principalmente por la experiencia adquirida al trabajar por mucho tiempo en contacto directo con una gran variedad de máquinas y sistemas hasta llegar a conocerlos en sus últimos detalles.

En la estructura administrativa de una empresa, la ubicación del DM no es solamente una necesidad de carácter técnico; es más que todo una necesidad de tipo administrativo.  Debe existir entonces, una persona que supere el problema cotidiano y esté en capacidad de intervenir decididamente en la programación del Mantenimiento bajo criterios precisos de economía y producción.

Por tanto, la gestión óptima requiere de hombres que sepan definir claramente las metas y que las alcancen con el mínimo costo para la empresa.

Considerando lo anterior, la Gestión del Mantenimiento llevada a la práctica significa:

a)    Conocer detalladamente el patrimonio a administrar.
b)    Evaluar la calidad y cantidad del personal necesario.
c)    Conocer y tener a disposición el material, los accesorios y las herramientas necesarias.

d)    Disponer de un mecanismo que permita controlar la eficiencia de cada miembro del grupo de mantenimiento, así como el uso de los materiales, siguiendo un control de costos en relación con los resultados obtenidos.

e)    Intervenir cuando sea necesario, aplicando todos los conocimientos, la técnica y la experiencia allí donde se reporte una situación anómala que sea necesario solucionar.

Esta fase general se comprende realizada paralelamente a la creación de un “esqueleto” organizativo que constituye el sustento de toda la gestión de mantenimiento y que sirva de base para cualquier futuro mejoramiento.

El programa de mantenimiento.

El Mantenimiento debe ser programado y ejecutado de acuerdo con las necesidades específicas de cada empresa para asegurar la menor pérdida de producción y el mayor rendimiento posible.

Para poder cumplir con estos requisitos deben considerarse en detalle los siguientes factores:

Condiciones actuales de la planta. Comprendiendo que la elaboración de un programa de mantenimiento debe estar acorde a las necesidades de la empresa, es necesario realizar una revisión completa del estado de los equipos, sistemas y edificios para poder establecer un verdadero marco de referencia con respecto a las condiciones en que se encuentra cada una de sus partes, secciones o departamentos.

Tipo de producción (según el producto). Del tipo de producción que tenga la empresa depende la mayor o menor complejidad de sus equipos y sistemas, tendientes a la obtención de un producto o de una serie de productos determinados.

Continuidad del proceso (según la jornada). La jornada de trabajo es otro factor muy importante a considerar. Si la empresa trabaja solo durante el día, muchas de las actividades del Mantenimiento pueden ser realizadas por la noche sin interrumpir el proceso productivo. Si se trabaja sólo los días hábiles, los fines de semana presentan una magnífica oportunidad para ejecutar las labores de Mantenimiento programadas. En el caso de empresas que trabajan con jornada continua las 24 horas del día, la programación de ciertas actividades de Mantenimiento debe realizarse de tal forma que se ejecuten en épocas específicas del año, para lo cual se debe detener el proceso de producción.

Tamaño de la planta (según el área). Con esto se hace referencia especialmente al área donde se realiza el proceso, de tal manera que se puede subdividir por zonas y programar el Mantenimiento independientemente para cada una de ellas.

Calidad del personal (conocimiento, experiencia). El personal de Mantenimiento debe tener suficiente preparación y experiencia para ejecutar su labor.

Cantidad de personal (número por especialidad). Se refiere al número de personas capacitadas con que se cuenta en cada especialidad: electricistas, mecánicos, fontaneros, supervisores, etc…

Ubicación geográfica. La ubicación de la empresa en una región o área determinada afecta en cierto grado la gestión de Mantenimiento debido a aspectos como: acceso rápido a distribuidores de materia prima, repuestos y accesorios; el número de personas capacitadas de la zona; la condiciones atmosféricas (temperatura, presión, etc…), que influyen en la eficiencia de los equipos.

Otras funciones asignadas. También deben ser consideradas todas las otras funciones que pueden ser asignadas al DM para su control y ejecución como son: limpieza, jardines, sistemas de incendio, programas de seguridad, vigilancia, etc…

Ventajas de la Administración del Mantenimiento.

El establecer un control en el programa de Mantenimiento tiene las siguientes ventajas:

•    Se reducen las fallas de la maquinaria y por consiguiente los tiempos de inactividad, lo cual redunda en costos de operación menores y en mayor productividad.

•    Sirve de guía para que los servicios de Mantenimiento para cada período de tiempo, según el programa, sean ejecutados con puntualidad y no se olvide ninguno.

•    Calcular con bastante exactitud, los costos por concepto de Mantenimiento para cada una de las máquinas.

•    Llevar el historial de los repuestos utilizados en la maquinaria, lo cual provee una guía para establecer máximos y mínimos de los inventarios de existencia de repuestos.

•    Mantener bajo control el consumo de combustibles y lubricantes para detectar posibles hurtos o derrames por descuido.

Para establecer los controles de un sistema de mantenimiento es necesario elaborar una serie de boletas (formatos) para la recolección y clasificación de la información requerida.  Algunas de estas boletas deben ser archivadas en una carpeta a la que se denomina bitácora. La bitácora es un historial de mantenimiento de cada máquina de modo que debe haber una para cada máquina.

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